Controle van personeel

Werkgevers hebben diverse mogelijkheden om automatisch allerlei informatie over hun personeel te verzamelen. Bijvoorbeeld via cameratoezicht, telefooncentrales, toegangspoorten en computersystemen. Zij kunnen deze informatie voor verschillende doelen gebruiken, waaronder het controleren van hun werknemers.

Controle van personeel is niet verboden. Maar werkgevers moeten daarbij wel rekening houden met de privacy van de werknemers. Werkgevers mogen daarom hun personeel niet zomaar de hele dag volgen.

Controle van personeel is toegestaan als dit af en toe gebeurt en de werkgever daarbij voldoet aan de voorwaarden uit de Wet bescherming persoonsgegevens BES. Gebeurt de controle in het geheim, dus zonder dat de medewerkers dit weten? Dan gelden er extra regels.

Welke voorwaarden gelden voor de controle van personeel?

Een werkgever die personeel wil controleren, moet voldoen aan de eisen uit onder meer de Wet bescherming persoonsgegevens BES (Wbp BES). De belangrijkste voorwaarden voor de controle van personeel zijn:

• De werkgever heeft een legitieme reden (het zogeheten gerechtvaardigd belang). Dit belang weegt zwaarder dan het privacybelang van het personeel.
• Er zijn geen andere manieren mogelijk om het doel te bereiken, die minder ingrijpend zijn voor de privacy van de werknemers.
• De werkgever informeert de werknemers over wat toegestaan en wat verboden is, dat controle mogelijk is en op welke manier dat gebeurt. Dit kan bijvoorbeeld met gedragsregels of een protocol.
• De werkgever houdt rekening met het recht op vertrouwelijke communicatie van de werknemers. Bijvoorbeeld bij de controle van e-mail of telefoon.

Welke voorwaarden gelden voor de heimelijke controle van personeel?

Voor de heimelijke controle van personeel gelden, naast de voorwaarden voor de ‘gewone’ controle, de volgende extra voorwaarden:

• De werkgever heeft een redelijke verdenking dat een of meerdere medewerkers iets doen wat strafbaar of verboden is.
• De werkgever informeert de betrokken personeelsleden achteraf altijd over de heimelijke controle. Ook als de controle niet heeft uitgewezen dat de verdenking terecht was.

Mag mijn werkgever mijn gebruik van e-mail en internet controleren?

Ja, dat mag. Uw werkgever mag voorwaarden stellen aan het gebruik van e-mail en internet op het werk of bepaalde soorten gebruik verbieden. Vervolgens mag uw werkgever controles uitvoeren. Uw werkgever moet daarbij wel voldoen aan de voorwaarden uit onder meer de Wet bescherming persoonsgegevens BES voor de controle van personeel.

Algemene controle
Uw werkgever kan bijvoorbeeld steekproefsgewijs monitoren of er verboden gebruik van e-mail of internet plaatsvindt. Zoals het bezoeken van pornowebsites of downloaden van muziek- en filmbestanden.

Heimelijke controle
Heeft uw werkgever een vermoeden van misbruik door een of meerdere medewerkers? Dan mag hij onder bepaalde voorwaarden een specifieke controle uitvoeren naar het gebruik van e-mail en internet door deze individuele medewerker(s). Voor zo’n heimelijke controle, dus zonder dat de betreffende werknemers hiervan vooraf weten, gelden extra voorwaarden.

Doel controle
Voordat uw werkgever start met de controle, moet hij het doel bepalen waarvoor de controle noodzakelijk is. Van het doel van de controle hangt af hoe omvangrijk de controle mag zijn. En op welke manier die mag gebeuren. Een doel kan bijvoorbeeld zijn: systeem- en netwerkbeveiliging, beschermen van bedrijfsgeheimen of verminderen van kosten en tijdsverlies.

Uw werkgever kan vaak volstaan met een kortdurende, gerichte controle bij een vermoeden van misbruik.

Welke algemene gedragsregels gelden voor e-mail en internet op het werk?

Heeft uw werkgever geen gedragsregels of protocol voor het gebruik van e-mail en internet op het werk? Dan gelden de volgende algemene gedragsregels.

Uw werkgever kan privégebruik van e-mail en internet onder werktijd niet helemaal verbieden. U heeft namelijk recht op een bepaalde mate van privacy op uw werk.

Maar u moet daarbij wel maat houden. Ook moet u rekening houden met de inhoud van uw e-mail en de websites die u bezoekt. Het is namelijk niet toegestaan dat u onder werktijd bijvoorbeeld porno kijkt.

Mag mijn werkgever controleren wat ik op sociale media doe?

Ja, dat mag. Uw werkgever kan bijvoorbeeld af en toe monitoren wat er op sociale media over zijn organisatie wordt gezegd door op de naam van de organisatie te zoeken. Uw werkgever moet daarbij wel voldoen aan de voorwaarden uit onder meer de Wet bescherming persoonsgegevens BES voor de controle van personeel.

Let op: uw werkgever mag alleen openbare informatie op sociale media controleren. Uw werkgever kan niet afdwingen dat u hem tot vriend maakt op bijvoorbeeld Facebook. Of dat u de inlogcodes van uw account afgeeft.

Richtlijnen controle sociale media
Uw werkgever moet de werknemers vooraf laten weten dat zij gecontroleerd kunnen worden. Het is raadzaam dat uw werkgever hierover interne richtlijnen opstelt, vergelijkbaar met richtlijnen voor het controleren van het e-mail- en internetgebruik van werknemers.

Mag mijn werkgever mijn e-mail lezen als ik er niet ben?

Ja, dat mag als het om zakelijke e-mail gaat. U kunt zelf onderscheid maken tussen uw zakelijke mail en uw privémail. Dit doet u door uw privémail in een aparte map te bewaren (bijvoorbeeld met de titel ‘Persoonlijk’). Of door bij privémails ‘persoonlijk’ in de titel van het bericht te zetten.

Blijkt uit de titel van het bericht dat de e-mail persoonlijk is? Dan mag uw werkgever dat bericht niet lezen. Is er geen scheiding gemaakt tussen zakelijke en privémail? Dan moet uw werkgever er rekening mee houden dat werknemers privéberichten ontvangen en versturen. Bij het lezen van uw mail moet uw werkgever de privéberichten zo veel mogelijk ontzien.

Regeling checken e-mail
Het is aan te raden dat uw werkgever via een regeling laat weten dat tijdens vakantie of ziekte uw zakelijke e-mail kan worden gecheckt. U weet dan van tevoren dat het mogelijk is dat uw werkgever uw e-mail leest.

Mag mijn werkgever mijn telefoongebruik controleren?

Heeft uw werkgever aanwijzingen dat werknemers misbruik maken van de telefoon op of van het werk? Dan mag hij het telefoongebruik controleren. Maar hij moet zich hierbij wel houden aan de voorwaarden uit onder meer de Wet bescherming persoonsgegevens BES voor de controle van personeel.

Als werknemer heeft u het recht uw werktelefoon af en toe te gebruiken voor een privégesprek. Uw werkgever kan u dus niet op aanspreken op incidenteel privégebruik van uw werktelefoon. Maar uw werkgever heeft wel het recht om de kosten in de gaten te houden.

Uw werkgever kan maandelijks een geanonimiseerde rapportage ontvangen van alle duurste gesprekken. Steekproefsgewijs kan uw werkgever vervolgens bij deze gesprekken achterhalen welke werknemer daar verantwoordelijk voor is. En deze werknemer vervolgens om uitleg vragen.

Dure gesprekken voorkomen
Uw werkgever kan ook proberen dure gesprekken te voorkomen. Bijvoorbeeld door het bellen naar buitenlandse nummers te blokkeren. Nemen hierdoor de kosten af? Dan is het waarschijnlijk niet meer nodig dat uw werkgever de kosten van telefoongesprekken van afzonderlijke werknemers controleert.

Mag mijn werkgever het gebruik van mijn gsm van het werk controleren?

Belt u met een gsm van uw werkgever en is er afgesproken dat u deze telefoon niet voor privégesprekken mag gebruiken? Dan mag uw werkgever bij een redelijk vermoeden van misbruik uw belgedrag controleren. Bijvoorbeeld door de gespecificeerde telefoonnota op te vragen.

Zijn er geen afspraken gemaakt over het gebruik van uw mobiele telefoon voor privégesprekken? Dan heeft u af en toe recht op een privégesprek. Maar uw werkgever heeft het recht om daarbij de kosten in de gaten te houden.

Mag mijn werkgever mijn telefoongesprekken opnemen?

Uw werkgever mag alleen uw telefoongesprekken opnemen als dat noodzakelijk is. En uw werkgever daarbij voldoet aan de voorwaarden uit onder meer de Wet bescherming persoonsgegevens BES.

Werkgevers kunnen bijvoorbeeld telefoongesprekken opnemen om:

• de telefonische dienstverlening door de werknemers in een callcenter te verbeteren;
• een vermoeden van fraude door een werknemer te bewijzen;
• te controleren of een klacht van een klant terecht is.

Informeren over opname
Uw werkgever moet u ter plekke informeren dat uw telefoongesprek wordt opgenomen. Bijvoorbeeld door een geluidssignaal te laten horen bij de start van de opname. En van tevoren aan de werknemers uit te leggen dat zo’n signaal betekent dat een opname start. Het is dus niet genoeg als uw werkgever u eenmalig informeert dat uw gesprekken kunnen worden opgenomen als u in dienst treedt.

Uw werkgever moet ook diegene die u belt vooraf informeren dat het gesprek wordt opgenomen. En waarvoor de opnamen van het gesprek worden gebruikt, zoals voor trainingsdoeleinden.

Mag mijn werkgever in het geheim mijn telefoongesprekken opnemen?

Uw werkgever mag alleen in enkele uitzonderlijke situaties heimelijk (in het geheim) telefoongesprekken opnemen. Die situaties zijn: bij bedreigingen, bommeldingen of als hij u van strafbaar gedrag verdenkt, zoals het naar buiten brengen van bedrijfsgeheimen. Uw werkgever moet zich daarbij houden aan de voorwaarden uit onder meer de Wet bescherming persoonsgegevens BES voor de heimelijke controle van personeel.

Daarnaast moet uw werkgever voldoende waarborgen treffen bij de geheime opnames. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen bij de opnames kunnen komen. En door de opnames automatisch te laten vernietigen als blijkt dat u niets strafbaars heeft gedaan.

Ook mag uw werkgever de opnames niet langer bewaren dan noodzakelijk is, bij voorkeur maximaal 6 maanden.

Mag mijn werkgever doorlopend mijn telefoongesprekken opnemen?

Het doorlopend opnemen van telefoongesprekken is noodzakelijk bij sommige vormen van dienstverlening. Zoals bij telefonische beursorders. Een opname is dan nodig als bewijs dat er een overeenkomst is gesloten. Uw werkgever kan dit bewijs niet op een andere manier krijgen. Daarom mag hij in zo’n soort situatie uw telefoongesprekken doorlopend opnemen.

Uw werkgever mag de opnames van uw telefoongesprekken alleen gebruiken als bewijs voor de gesloten overeenkomst. En dus niet voor andere doelen, zoals het begeleiden of beoordelen van u als werknemer.

Mag mijn werkgever mij controleren met een (verborgen) camera?

Uw werkgever mag onder bepaalde voorwaarden cameratoezicht gebruiken om personeel te controleren. Een verborgen camera mag normaal gesproken niet. Maar wordt er bijvoorbeeld veel gestolen of gefraudeerd op uw werk? Dan mag uw werkgever onder strenge voorwaarden een verborgen camera gebruiken om werknemers te controleren. Meer informatie vindt u bij Cameratoezicht op de werkplek.

Mag mijn werkgever een trackingsysteem plaatsen in mijn auto?

Ja, dat mag als uw werkgever zich houdt aan de voorwaarden uit onder meer de Wet bescherming persoonsgegevens BES voor de controle van personeel. De belangrijkste voorwaarde is dat uw werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft. En dat het plaatsen van een trackingsysteem, zoals een black box, board computer of gps-systeem, hierbij noodzakelijk is.

Een gerechtvaardigd belang van uw werkgever kan bijvoorbeeld zijn dat hij kan nagaan welke auto zich het dichtst in de buurt van een klant bevindt. Zodat hij deze auto naar de klant kan sturen.

Privacytoets
Voordat uw werkgever een trackingsysteem in uw auto plaatst, moet hij eerst een privacytoets uitvoeren. Dit betekent dat uw werkgever uw belangen en rechten afweegt tegen zijn eigen belang.

Verder moet uw werkgever u laten weten waarom het trackingsysteem gegevens verzamelt, wanneer dit gebeurt en om welke gegevens het gaat.

Controleren privégebruik
Bij het controleren in privétijd wegen uw belangen meestal zwaarder dan het belang van uw werkgever. Bij veel bedrijven kan de black box, de board computer of het gps-systeem worden uitgezet in privétijd.

Ben ik verplicht een vingerafdruk af te staan aan mijn werkgever?

Uw werkgever kan gebruikmaken van een toegangs- of tijdregistratiesysteem dat werkt op basis van uw vingerafdruk. U bent in dat geval verplicht een vingerafdruk af te staan.

Dit soort biometrische systemen slaan meestal niet uw vingerafdruk op, maar alleen een versleutelde code. Met deze code kan uw werkgever nagaan of u het bent. Uit zo’n code kan uw vingerafdruk niet afgeleid worden. De wet vereist wel dat uw werkgever zo’n systeem op een zorgvuldige en veilige manier inricht.

Let op: uw werkgever mag uw vingerafdruk alleen gebruiken voor de toegangscontrole of tijdsregistratie, niet voor een ander doel.

Wat is een personeelsvolgsysteem?

Een personeelsvolgsysteem is elk geautomatiseerd systeem dat geschikt is om personeel te volgen. Gebruikt een werkgever een bepaald systeem niet om personeel te volgen, maar zou dit wel kunnen? Ook dan is dit aan te merken als een personeelsvolgsysteem. Personeelsvolgsystemen komen daarom vrij veel in organisaties voor.

Voorbeelden van personeelsvolgsystemen zijn:

• (heimelijk) cameratoezicht;
• telefooncentrales;
• black box, board computer of gps-systeem;
• (filter)software voor de controle op e-mail- en internetgebruik;
• prikklok of andere systemen voor toegangscontrole;
• badges of chipcards die erop gericht zijn om toegang, aanwezigheid, verplaatsingen en/of betalingen te volgen.

Kan ik mijn persoonsgegevens bij mijn werkgever inzien en/of laten corrigeren of verwijderen?

Ja, dat kan. U heeft het recht om uw gegevens bij uw werkgever in te zien. Ook kunt u vragen om deze te corrigeren of verwijderen.

Waar kan ik terecht met een klacht over de controle van personeel?

Ga in eerste instantie naar uw werkgever. Reageert uw werkgever niet? Of bent u niet tevreden met de reactie? Dan kunt u uw klacht voorleggen aan uw vakbond.

Naar de rechter
U kunt ook naar de rechter gaan. U doet dan een beroep op de rechten die u heeft vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens BES. U kunt de rechter bijvoorbeeld vragen om een verbod op de verwerking van uw persoonsgegevens, herstel van de (nadelige) gevolgen of een schadevergoeding.