Identiteitsbewijs

Soms is het nodig voor een organisatie om iemands identiteit vast te stellen, zoals van een klant. Bijvoorbeeld om fraude te voorkomen. Een organisatie kan dit op verschillende manieren doen. Welke manier is toegestaan, hangt af van de toepasselijke wet en van de noodzaak.

Identiteitsbewijs tonen
Vaak is het genoeg als mensen hun identiteitsbewijs, zoals hun paspoort of identiteitskaart, laten zien. Dit wordt ook wel ‘legitimeren’ of ‘identificeren’ genoemd.

Gegevens overnemen
De organisatie kan na het tonen eventueel noteren om welk identiteitsbewijs het ging en het nummer hiervan. In enkele gevallen zijn organisaties wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van iemands identiteitsbewijs over te nemen.

Kopie identiteitsbewijs
Een organisatie mag alleen in uitzonderlijke gevallen een kopie of scan maken van iemands identiteitsbewijs.

Kan ik mijn persoonsgegevens laten verbeteren of verwijderen?

U heeft het recht om een organisatie te vragen bepaalde persoonsgegevens van u te verbeteren of te verwijderen. Dat kunt u vragen als deze gegevens niet kloppen, niet compleet zijn of niet (meer) ter zake doen.

Wat kan ik doen als ik een vraag of klacht heb over het overnemen van gegevens van mijn identiteitsbewijs of het kopiëren hiervan? Ga met uw vragen of klachten altijd eerst naar de organisatie die gegevens heeft overgenomen van uw identiteitsbewijs of hiervan een kopie heeft gemaakt. Heeft u een klacht en komt u er samen met de organisatie niet uit? Dan zijn er vervolgstappen die u kunt zetten.

Wat zijn de risico’s van het kopiëren van identiteitsbewijzen?

Een identiteitsbewijs, zoals een paspoort of identiteitskaart, bevat diverse persoonsgegevens. Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens is aan strenge wettelijke regels gebonden, omdat dit privacyrisico’s met zich meebrengt. Zo is er risico op identiteitsfraude bij het op grote schaal kopiëren of scannen van identiteitsbewijzen.

Bij identiteitsfraude maakt iemand illegaal gebruik van persoonsgegevens van een ander. Bijvoorbeeld om een bankrekening aan te vragen. Wie slachtoffer is van identiteitsfraude, kan daar jarenlang financiële en maatschappelijke schade van ondervinden.

Bijzondere persoonsgegevens
Het identiteitsbewijs bevat zogeheten bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gevoelige persoonsgegevens, die iets zeggen over bijvoorbeeld ras, gezondheid of geloofsovertuiging. Misbruik van deze gegevens kan leiden tot bijvoorbeeld discriminatie of uitsluiting van de betreffende persoon.

Mag ik als werkgever een kopie maken van het identiteitsbewijs van mijn werknemers?

Nee, De Wet op de loonbelasting schrijft voor dat de werknemer alle relevante informatie moet geven aan zijn/haar werkgever ten behoeve van de correcte inhouding van de loonbelasting

U moet de identiteit van uw werknemer persoonlijk controleren aan de hand van een origineel document.

U moet ten minste 5 volle kalenderjaren de loonbelastingverklaring bewaren nadat een werknemer uit dienst is.

Uit de kopie moeten de aard en het nummer van het document blijken. De kopie moet u ten minste 5 volle kalenderjaren bewaren nadat een werknemer uit dienst is.

Identificatieplicht bij inspectie
U bent als werkgever niet verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs van uw werknemers te hebben voor eventuele arbeidsinspecties. Is er een inspectie, dan geldt er wel een identificatieplicht. Uw werknemers moeten dan zelf hun identiteitsbewijs aan de opsporingsambtenaren laten zien.

Mag een autoverhuurder een kopie maken van het identiteitsbewijs?

Nee, dat is niet toegestaan. Alleen als er sprake is van een wettelijke verplichting is het toegestaan om een kopie te maken van het identiteitsbewijs.

Welke instanties hebben een wettelijke verplichting om een kopie te maken van het identiteitsbewijs?

Banken, notarissen en casino’s zijn wettelijk verplicht om de identiteit van hun klanten vast te stellen. Om te kunnen bewijzen dat zij aan deze verplichting hebben voldaan, moeten zij een kopie of scan maken van identiteitsbewijzen. Ook de werkgever is verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs van zijn werknemers te bewaren in de loonadministratie.

Wat kan ik doen als een organisatie een kopie van mijn identiteitsbewijs wil maken?

Vraag aan de organisatie waarom het nodig is om een kopie (of scan) van uw identiteitsbewijs te maken. Soms is een organisatie verplicht om een kopie te maken, omdat dit in de wet staat. De organisatie moet u informatie geven over deze wettelijke verplichting.

Kopie zonder wettelijke verplichting
Is er geen wettelijke verplichting om een kopie van uw identiteitsbewijs te maken? Maar wil een organisatie dit toch doen? U kunt ervoor kiezen om een kopie van uw identiteitsbewijs af te geven, maar om het risico voor uzelf zo klein mogelijk te maken:
Vraag aan de organisatie om bij het kopiëren uw foto af te schermen. Of maak zelf op de kopie uw foto onzichtbaar.

Schrijf op de kopie voor welke organisatie de kopie is bedoeld en daarbij de datum waarop u de kopie afgeeft. Vraag de kopie terug. Bijvoorbeeld als u uitcheckt bij een hotel.

Identificatieplicht bij inspectie
U bent als werkgever niet verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs van uw werknemers te hebben voor eventuele arbeidsinspecties. Is er een inspectie, dan geldt er wel een identificatieplicht. Uw werknemers moeten dan zelf hun identiteitsbewijs aan de opsporingsambtenaren laten zien.