Personeelsdossiers
Werkgevers verwerken veel persoonsgegevens van hun werknemers. Deze zijn vaak opgeslagen in een personeelsdossier. Werkgevers mogen alleen een personeelsdossier aanleggen als dat noodzakelijk is om een arbeidsovereenkomst of een aanstelling als ambtenaar uit te voeren. En zij moeten daarbij rekening houden met de privacy van hun werknemers.
De Wet bescherming persoonsgegevens BES geeft de voorwaarden voor het aanleggen van personeelsdossiers. Werkgevers:
- zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
- mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, en de gegevens moeten ter zake doen;
- moeten de werknemers informeren over waarom zij hun gegevens verzamelen;
- moeten de persoonsgegevens beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
- mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;
- moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien – dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier – en eventueel te corrigeren.
Welke gegevens mag mijn werkgever opnemen in mijn personeelsdossier?
De hoofdregel is dat uw werkgever alleen gegevens in uw personeelsdossier mag opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier.
In uw personeelsdossier bewaart uw werkgever de gegevens die hij nodig heeft om de arbeidsovereenkomst met u te kunnen uitvoeren. Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan uw werkgever zijn beslissingen over u kan onderbouwen. Bijvoorbeeld salarisverhoging of ontslag.
Sommige gegevens heeft uw werkgever nodig om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het betalen van belasting en premies. Andere gegevens zijn belangrijk voor bijvoorbeeld het personeelsbeleid.
Uw werkgever mag onder meer de volgende gegevens in uw personeelsdossier opnemen:
- klachten;
- waarschuwingen;
- verzuimfrequentie (hoe vaak u er niet bent);
- een kopie van uw identiteitsbewijs;
- persoonlijke werkaantekeningen van uw leidinggevende.
Medische gegevens mag uw werkgever in principe niet opnemen in uw personeelsdossier.
Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
Uw werkgever hoeft verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken niet in uw personeelsdossier op te nemen. Deze verslagen kunnen ook apart worden bewaard bij uw direct-leidinggevende. Dergelijke verslagen dienen namelijk een specifiek doel en vallen daardoor niet automatisch onder de personeelsadministratie.
Mag mijn werkgever rasgegevens opnemen in mijn personeelsdossier?
Uw werkgever mag alleen rasgegevens in uw personeelsdossier opnemen als dat nodig is om u te kunnen identificeren of om een voorkeursbeleid (positieve discriminatie) toe te passen.
Identificatie
Het gebruik van uw rasgegevens kan onvermijdelijk zijn om u te identificeren. Bijvoorbeeld als uw werkgever veel werknemers in dienst heeft en hun identiteit wil vaststellen voordat ze zijn terrein betreden.
In dat geval kan uw werkgever toegangspasjes met foto’s aan alle werknemers verstrekken. Omdat van de foto op uw toegangspasje uw ras kan worden afgeleid, is uw foto te beschouwen als een rasgegeven.
Voorkeursbeleid
Wil uw werkgever personeelsleden uit een bepaalde etnische of culturele minderheidsgroep een bevoorrechte positie toekennen (positieve discriminatie)? Dan kan het nodig zijn gegevens over hun geboorteland of dat van hun (groot)ouders op te nemen in hun personeelsdossier. Dat mag alleen als die personen daartegen niet schriftelijk bezwaar hebben gemaakt.
Wilt u niet dat uw werkgever uw rasgegevens opneemt? Dan kunt u op elk moment bezwaar maken. U hoeft hiervoor geen reden te geven. Uw werkgever moet dan direct stoppen met het verwerken van uw rasgegevens.
Een voorkeursbeleid is alleen toegestaan als er sprake is van een aantoonbare achterstand. Ook mag uw werkgever een voorkeursbeleid alleen tijdelijk voeren, tot het niet meer nodig is.
Wie heeft toegang tot mijn personeelsdossier?
Alleen personen zoals uw direct-leidinggevende of medewerkers van de afdeling Personeelszaken hebben toegang tot uw personeelsdossier. Maar alleen voor zover dit noodzakelijk is om hun werk goed te kunnen doen. Ook moeten zij voldoen aan de geheimhoudingsplicht uit de Wet bescherming persoonsgegevens BES.
De geheimhoudingsplicht houdt in dat medewerkers die toegang hebben tot uw personeelsdossier, verplicht zijn uw persoonsgegevens die daarin staan geheim te houden. Dit geldt alleen niet in situaties waarin zij wettelijk verplicht zijn informatie te delen of waarin dit nodig is om hun taak uit te voeren.
Regeling toegang personeelsdossier
Soms zijn er binnen een organisatie specifieke regelingen over wie toegang heeft tot personeelsdossiers. Zo kan geregeld zijn dat alleen personen die (extra) gescreend zijn, toegang hebben tot personeelsdossiers.
Mag mijn werkgever mijn personeelsdossier digitaliseren?
Ja, dat mag. Maar uw werkgever mag het originele papieren dossier pas vernietigen als hij zorgt voor goede beveiliging van het digitale dossier.
De Wet bescherming persoonsgegevens BES stelt beveiligingseisen aan zowel een digitaal als een papieren personeelsdossier. Uw werkgever moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat slechts een beperkt aantal mensen toegang heeft tot uw personeelsdossier.
Verder vraagt een digitaal dossier andere beveiligingsmaatregelen dan een papieren dossier. Denk hierbij bijvoorbeeld aan firewalls als beveiligingsmaatregel wanneer het personeelsinformatiesysteem gekoppeld is aan het internet. Zoals bij de mogelijkheid voor werknemers om online hun personeelsdossier in te zien.
Welke gegevens mag mijn werkgever gebruiken om mijn reiskostenvergoeding te bepalen?
Voor het bepalen van uw reiskostenvergoeding mag uw werkgever niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is. Uw werkgever heeft alleen uw woonadres nodig.
Uw werkgever mag hierbij niet vragen naar bijvoorbeeld het koop- of huurcontract van uw woning. Hier staat namelijk ook andere (persoonlijke) informatie op, die niet relevant is voor het bepalen van uw reiskostenvergoeding. Uw werkgever heeft voor dit doel genoeg aan het woonadres uit uw personeelsdossier of een uittreksel uit het bevolkingsregister waarop uw adres staat.
Hoe lang mag mijn werkgever de gegevens in mijn personeelsdossier bewaren?
Dat hangt af van het soort gegevens. Uw werkgever is wettelijk verplicht sommige gegevens uit uw personeelsdossier een bepaalde tijd te bewaren. Zo moet hij gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat u uit dienst bent. Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs moet uw werkgever 5 jaar na het einde van uw dienstverband bewaren.
Voor sommige gegevens uit uw personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet uw werkgever ze direct verwijderen.
Voorbeelden van dit soort gegevens zijn: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.
Langer bewaren
Uw werkgever kan gegevens van u als (ex-)werknemer langer bewaren als er een arbeidsconflict met u is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.
Mag mijn werkgever mijn personeelsdossier overdragen aan een andere organisatie?
Dit mag bij een faillissement, fusie of overname. Maar om uw privacy te beschermen moet uw werkgever zich hierbij wel aan de volgende voorwaarden houden:
- Uw werkgever kondigt de overdracht aan, bijvoorbeeld via intranet of het personeelsblad.
- Uw werkgever mag niet meer gegevens verstrekken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van uw arbeidsovereenkomst of aanstelling als ambtenaar. Uw werkgever moet daarom uw personeelsdossier opschonen en alle oude en niet meer relevante gegevens verwijderen.
- U krijgt de mogelijkheid om uw personeelsdossier in te zien en eventueel bepaalde gegevens te laten verwijderen.
Kan ik mijn personeelsdossier inzien en/of gegevens laten corrigeren of verwijderen?
Ja, dat kan. U heeft het recht om uw personeelsdossier in te zien. Ook kunt u een verzoek doen om gegevens in uw personeelsdossier te laten corrigeren of verwijderen.
Waar kan ik terecht met een klacht over mijn personeelsdossier?
Ga in eerste instantie naar uw werkgever. Reageert uw werkgever niet? Of bent u niet tevreden met de reactie? Dan kunt u uw klacht voorleggen aan uw vakbond.
Naar de rechter
U kunt ook naar de rechter gaan. U doet dan een beroep op de rechten die u heeft vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens BES. U kunt de rechter bijvoorbeeld vragen om een verbod op de verwerking van uw persoonsgegevens, herstel van de (nadelige) gevolgen of een schadevergoeding.
Mag een uitzendbureau een kopie van mijn identiteitsbewijs vragen als ik me inschrijf?
Nee, dat mag niet bij inschrijving. Het uitzendbureau mag pas later een kopie van uw identiteitsbewijs vragen en aan uw dossier toevoegen.
Dat is op het moment dat u daadwerkelijk voor het uitzendbureau aan de slag gaat. Het uitzendbureau sluit dan een arbeidsovereenkomst met u af. Het uitzendbureau mag wel uw identiteit controleren. Het bureau mag u daarom vragen uw identiteitsbewijs te laten zien. Voor meer informatie, zie Identiteitsbewijs.
Mag een uitzendbureau naar mijn gezondheid vragen als ik me inschrijf?
Nee, een uitzendbureau mag bij inschrijving niet naar uw gezondheid vragen. Ook mag het bureau niet vragen naar uw ziekteverzuim in het verleden.
Mag het uitzendbureau als ik me ziek meld vragen wat ik heb?
Nee, dat mag niet. Meldt u zich ziek, dan mag het uitzendbureau niet vragen wat u precies mankeert en wat de oorzaak daarvan is.
Uw uitzendbureau mag alleen vragen wanneer u verwacht er weer te zijn en wat u nog wel voor (ander) werk kunt doen.
Mag het uitzendbureau in mijn dossier zetten dat ik een hoofddoek draag?
Nee, dat mag niet. Het feit dat u een hoofddoek draagt, zegt iets over uw geloofsovertuiging. Het uitzendbureau mag dat niet in uw dossier opnemen.
Uw geloofsovertuiging is een zogeheten bijzonder persoonsgegeven. Net als gegevens over bijvoorbeeld uw ras of gezondheid. Dit zijn gevoelige gegevens. Organisaties mogen bijzondere persoonsgegevens niet gebruiken, tenzij daarvoor een wettelijke uitzondering is.
Mag het uitzendbureau mij (laten) screenen?
Screening mag alleen als dit noodzakelijk is voor de functie waarin u als uitzendkracht gaat werken. Bijvoorbeeld bij een functie in de kinderopvang.
Is de screening noodzakelijk? Dan moet het uitzendbureau verder aan de volgende (wettelijke) voorwaarden voldoen:
- Bij de screening mogen alleen gegevens over u worden opgevraagd die van belang zijn voor de functie.
- Het uitzendbureau moet u informeren over de screening.
- Uw gezondheid mag nooit onderwerp van screening zijn, tenzij een medische keuring wettelijk verplicht is voor de functie.
Voor meer informatie, zie Screening.
Mag het uitzendbureau strafrechtelijke gegevens uit de screening doorgeven aan de opdrachtgever?
Heeft het uitzendbureau u gescreend in opdracht van de werkgever bij wie u als uitzendkracht gaat werken? En zijn er bij deze screening strafrechtelijke gegevens naar voren gekomen, bijvoorbeeld dat u een strafblad heeft? Dan mag het uitzendbureau deze gegevens alleen aan de werkgever (de opdrachtgever) doorgeven als dat noodzakelijk is.
Mag mijn intercedent weten dat er op mijn salaris loonbeslag zit?
Nee, dat mag niet. Alleen de salarisadministratie van het uitzendbureau mag dat, uw intercedent dus niet.
Hoe lang mag het uitzendbureau mijn gegevens bewaren?
Uitzendbureaus moeten zich aan de wet houden bij het bewaren van de gegevens van uitzendkrachten. Er gelden verschillende wettelijke bewaartermijnen, bijvoorbeeld uit de belastingwetten.
Uw uitzendbureau mag uw gegevens alleen bewaren als dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de wettelijke bewaartermijnen. Is er geen noodzaak (meer) om de gegevens te bewaren? Dan moet het uitzendbureau uw gegevens vernietigen.