Verstrekken van personeelsgegevens

Werkgevers kunnen personeelsgegevens zowel verstrekken aan personen binnen de organisatie als aan bepaalde personen of instanties buiten de organisatie. Zoals de Belastingdienst, een advocaat of de vakbond. Werknemers hebben hun gegevens echter in vertrouwen gegeven. Daarom mogen werkgevers personeelsgegevens niet zomaar doorgeven en moeten zij aan een aantal voorwaarden voldoen.

De Wet bescherming persoonsgegevens BES (Wbp BES) geeft de voorwaarden voor het verstrekken van personeelsgegevens:

• Werkgevers moeten personeelsgegevens in overeenstemming met de wet, behoorlijk en zorgvuldig verwerken. Verstrekken van gegevens is een vorm van verwerken.
• Werkgevers moeten de personeelsgegevens hebben verzameld voor specifieke doelen, die zij precies hebben omschreven en die gerechtvaardigd zijn.
• De verstrekking moet een rechtmatige grondslag hebben. In artikel 8 van de Wbp BES staan alle grondslagen genoemd op basis waarvan organisaties persoonsgegevens mogen verwerken.
• De verstrekking mag niet onverenigbaar zijn met het doel waarvoor een werkgever de personeelsgegevens heeft verzameld.

Ook werkgevers hebben recht op bescherming van persoonsgegevens. Een brief, getekend door werknemers waarin zij aandacht vragen voor werkgerelateerde zaken, mag bijvoorbeeld niet zomaar integraal op internet geplaatst worden.

Wanneer mag mijn werkgever mijn personeelsgegevens doorgeven?

De belangrijkste situaties waarin uw werkgever uw gegevens mag verstrekken zijn: als dit noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren, als hij dit wettelijk verplicht is of als u uw ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven.

Uitvoeren van een overeenkomst
Uw werkgever kan uw gegevens verstrekken als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die u met uw werkgever heeft (zoals uw arbeidscontract) of gaat sluiten. In dit geval wordt ervan uitgegaan dat u zich er bij het sluiten van de overeenkomst bewust van bent dat uw werkgever bepaalde gegevens moet verstrekken. Krijgt u bijvoorbeeld een leaseauto, dan verstrekt uw werkgever uw gegevens aan de leasemaatschappij.

Wettelijke verplichting
Uw werkgever kan wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken. Uw werkgever is bijvoorbeeld verplicht:

• aan de Belastingdienst alle gegevens te verstrekken die van belang zijn voor de belastingheffing;
• in strafzaken bepaalde persoonsgegevens van een verdachte werknemer te verstrekken;
• u bij langdurige ziekte aan te melden bij RCN-unit Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW).

Toestemming
Is uw werkgever van plan personeelsgegevens te verstrekken, maar is dit niet noodzakelijk? Dan kan hij u om toestemming vragen. Hij moet daarbij duidelijk uitleggen waarvoor hij uw toestemming vraagt en wat de gevolgen zijn als u toestemming geeft.

Uw toestemming is pas geldig als u deze vrijwillig heeft gegeven voor een specifieke situatie en u dit op basis van voldoende informatie heeft gedaan. Geeft u geen toestemming? Dan mag dit geen negatieve gevolgen voor u hebben. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Uw werkgever mag uw personeelsgegevens vanaf dat moment niet meer verstrekken.

Toestemming wordt niet gauw als een geldige reden gezien voor verstrekking van uw gegevens, omdat u een afhankelijke positie heeft ten opzichte van uw werkgever.

Mag mijn werkgever mijn personeelsgegevens doorgeven aan de politie?

Uw werkgever mag alleen gegevens aan de politie verstrekken als de politie hier uitdrukkelijk en gericht om vraagt. En aangeeft op grond van welke wettelijke regeling uw werkgever gegevens moet verstrekken. Dit kan bijvoorbeeld op bevel van de rechter-commissaris in strafzaken.

Mag mijn werkgever mijn personeelsgegevens doorgeven aan een gerechtsdeurwaarder?

Ja. Heeft de rechter bepaald dat beslag wordt gelegd op uw loon? Dan is uw werkgever verplicht om bepaalde gegevens van u aan een gerechtsdeurwaarder te verstrekken.

Vraagt een gerechtsdeurwaarder om informatie, dan kan uw werkgever vragen naar het rolnummer en de datum van het vonnis (van het loonbeslag) voordat hij de gevraagde informatie geeft.

Mag mijn werkgever mijn personeelsgegevens doorgeven aan een advocaat of rechtsbijstandsverlener?

Dat mag bij een arbeidsconflict of ontslag.

Mag mijn werkgever mijn personeelsgegevens doorgeven voor reclamedoeleinden?

Nee. Vraagt een bedrijf uw werkgever om personeelsgegevens, zodat het reclame kan sturen aan de werknemers? Dan mag uw werkgever hier niet op ingaan. De verstrekking van personeelsgegevens voor reclame is namelijk onverenigbaar met het doel waarvoor uw werkgever uw gegevens heeft verkregen.

Mag mijn werkgever mijn foto gebruiken op intranet?

Dit mag alleen als u hiervoor toestemming heeft gegeven. Uw toestemming is pas geldig als u deze vrijwillig heeft gegeven voor deze specifieke situatie en u dit op basis van voldoende informatie heeft gedaan.

Geeft u geen toestemming, dan mag dit geen negatieve gevolgen voor u hebben. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Uw werkgever moet uw foto vanaf dat moment uit het smoelenboek op intranet verwijderen.

Mag mijn uitzendbureau strafrechtelijke gegevens over mij doorgeven aan de opdrachtgever?

Uw uitzendbureau kan zelf bepalen of u geschikt bent voordat u als uitzendkracht bij een opdrachtgever aan het werk gaat. Het is dan niet nodig om uw strafrechtelijke gegevens aan de opdrachtgever te verstrekken.

Hoe moet een klachtencommissie of vertrouwenspersoon omgaan met informatie over ongewenst gedrag?

Gedurende de behandeling van een klacht over ongewenst gedrag, zoals seksuele intimidatie, verzamelt een klachtencommissie of vertrouwenspersoon gevoelige informatie over de werknemer tegen wie de klacht is ingediend. De klachtencommissie of vertrouwenspersoon moet deze persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige manier behandelen.

Tijdens de klachtenprocedure is nog niets bewezen. Dat betekent dat de klachtencommissie of vertrouwenspersoon zeer terughoudend moet zijn met het verstrekken van informatie. Of de direct-leidinggevende van de betreffende werknemer geïnformeerd moet worden over een lopende klachtenprocedure, verschilt per geval. Dit hangt onder meer af van de aard en de ernst van het ongewenste gedrag. En of het gedrag (ook) plaatsvindt op de afdeling van de leidinggevende.

Bewaren informatie
Een redelijke bewaartermijn voor de informatie van de klachtencommissie of vertrouwenspersoon is maximaal 2 jaar nadat de klacht is afgehandeld. Het is niet nodig deze informatie oneindig te bewaren. Het is belangrijk dat de organisatie hiervoor een duidelijke bewaartermijn afspreekt.

Het oordeel van de klachtencommissie of vertrouwenspersoon kan in het personeelsdossier van de beklaagde werknemer worden bewaard. Het kan ook op een andere manier worden bewaard, bijvoorbeeld in een aparte registratie van gesloten enveloppen onder beheer van de directeur.

Kan ik informatie krijgen over eventuele verstrekkingen van mijn personeelsgegevens?

Ja, dat kan. Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens BES heeft u recht op inzage in uw personeelsdossier. Dit recht brengt met zich mee dat uw werkgever op uw verzoek niet alleen de beschikbare informatie over de herkomst van uw gegevens moet geven, maar ook informatie over de eventuele ontvangers ervan.

Waar kan ik terecht met een klacht over het verstrekken van mijn personeelsgegevens?

Ga in eerste instantie naar uw werkgever. Reageert uw werkgever niet? Of bent u niet tevreden met de reactie? Dan kunt u uw klacht voorleggen aan uw vakbond.

Naar de rechter
U kunt ook naar de rechter gaan. U doet dan een beroep op de rechten die u heeft vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens BES. U kunt de rechter bijvoorbeeld vragen om een verbod op de verwerking van uw persoonsgegevens, herstel van de (nadelige) gevolgen of een schadevergoeding.