Werkgever en Werknemer
Werkgever
Omgaan met persoonsgegevens
Wat mag u als werkgever doen met de persoonsgegevens van uw werknemers?
Do’s
- Vraag zodra uw werknemer in dienst komt toestemming om zijn/haar ID-bewijs te mogen kopiëren/scannen.
- U bent (soms) wettelijk verplicht om de persoonsgegevens van uw werknemers aan andere organisaties door te geven als dit nodig is. Bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of aan uitkeringsinstanties als uw werknemer langdurig ziek is.
- Als uw werknemer betrokken is bij een strafzaak moet u volgens de wet zijn persoonsgegevens doorgeven aan de betrokken instanties.
- Bewaar eventuele kopieën/scans met persoonsgegevens in een beveiligde omgeving.
Don’ts
- U mag de persoonsgegevens van uw werknemers niet voor onbepaalde tijd bewaren. U dient rekening te houden met de doel van de verwerking en de noodzaak voor de verwerking.
- Informeer uw werknemers tijdig en duidelijk over het gebruik van hun persoonsgegevens.
- Indien de persoonsgegevens van uw werknemers niet meer kloppen dient u ze aan te passen dan wel te verwijderen.
- U mag geen persoonsgegevens verzamelen zonder een gerechtvaardigd belang.
Werknemer
Omgaan met persoonsgegevens
Wat mag uw werkgever wel en niet met uw persoonsgegevens doen?
Do’s
- Uw werkgever kan aan u vragen om uw ID-bewijs te kopiëren/scannen voor de loonadministratie. U dient hiervoor toestemming te geven.
- Zorg ervoor dat u altijd een geldig ID-bewijs bij u heeft, ook op uw werk.
- Als u uit dienst gaat moet uw werkgever uw loonbelastingverklaring minimaal 10 jaar na u uitdiensttreding bewaren.
- Indien uw gegevens niet meer kloppen kunt u uw werkgever vragen om deze te wijzigen dan wel te verwijderen.
Don’ts
- Uw werkgever mag uw persoonsgegevens alleen aan andere organisaties doorgeven als dit nodig is. Bijvoorbeeld aan de Belastingdienst voor belastingheffing of aan uitkeringsinstanties als u langdurig ziek bent.
- Wees altijd kritisch over het gebruik van uw persoonsgegevens, ook bij uw werkgever.
- Uw werkgever mag uw persoonsgegevens niet voor onbepaalde tijd bewaren.
- Uw werkgever mag niet zomaar al uw persoonsgegevens verwerken. Er moet sprake zijn van een gerechtvaardigd belang.