Screening
Voor werkgevers is het van belang om betrouwbaar personeel te selecteren en in dienst hebben. Screening is een hulpmiddel om de risico’s te beperken. Voor bepaalde functies is screening zelfs wettelijk verplicht.
Screening houdt in dat een werkgever informatie opvraagt over een sollicitant of werknemer om zo een inschatting te maken van zijn integriteit. Bijvoorbeeld door de referenties van een sollicitant te bellen.
Screening kan zeer ingrijpend zijn voor de privacy van de betrokken sollicitant of werknemer. Daarom is screening alleen onder bepaalde wettelijke voorwaarden toegestaan. De belangrijkste voorwaarden zijn dat de werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft en dat de screening noodzakelijk is.
Gerechtvaardigd belang
Het gerechtvaardigd belang van een werkgever bij een screening is meestal dat hij erop moet kunnen vertrouwen dat zijn (toekomstig) personeel integer en betrouwbaar is.
Noodzakelijkheid
Dit houdt onder meer in dat de werkgever zijn doel niet met een ander, minder ingrijpend middel dan screening kan bereiken.
Overige voorwaarden screening
Bij een screening verwerkt de werkgever persoonsgegevens van een sollicitant of werknemer. Dat betekent dat de werkgever moet voldoen aan de Wet bescherming persoonsgegevens BES.
Mag mijn (aanstaande) werkgever mij screenen?
Als u solliciteert bij een werkgever, kan deze een screening (laten) uitvoeren. Bent u eenmaal in dienst? Dan kan uw werkgever u screenen als dit noodzakelijk is vanwege de aard van de functie. Bijvoorbeeld als u bij de politie werkt. Een werkgever mag u alleen screenen als hij daarbij aan bepaalde voorwaarden voldoet. Voor sommige functies is screening wettelijk verplicht.
Voor werkgevers is het belangrijk om betrouwbaar personeel in dienst te nemen en hebben. Een werkgever kan daarom besluiten u te screenen. Dit houdt in dat de werkgever nadere inlichtingen inwint over u.
Bij een sollicitatie bestaat een screening meestal uit het natrekken van de gegevens op uw curriculum vitae. Dat kan bijvoorbeeld door de referenties te bellen die u heeft opgegeven of door u te googelen.
Voorwaarden screening
De belangrijkste voorwaarden om een screening te mogen uitvoeren zijn:
- De werkgever mag alleen gegevens over u opvragen die van belang zijn voor uw functie of de functie waarop u solliciteert. Gaat het om een functie waarbij u bijvoorbeeld veelvuldig met grote sommen geld of met vertrouwelijke informatie werkt? Dan mag de werkgever meer informatie over u opvragen dan bij functies waarbij dat niet zo is.
- Uw gezondheid mag in principe geen onderwerp van screening zijn. Tenzij voor de functie bijzondere functie-eisen gelden. En het daarom noodzakelijk is dat u bijvoorbeeld een oogtest doet.
- De werkgever moet u informeren over de screening. Hij moet u vooraf laten weten dat er een screening plaatsvindt en achteraf wat de resultaten zijn.
Verklaring omtrent het gedrag
Bij sommige functies mag de werkgever een zogeheten verklaring omtrent het gedrag (VOG) aan u vragen. De afgifte van een VOG houdt in dat er door de gezaghebber uit het ingestelde onderzoek – gelet op het doel waarvoor de afgifte is gevraagd – geen bezwaren tegen de betrokkene zijn gevonden.
De regels van aanvragen en afgifte van de VOG zijnvoor de BES-eilanden vastgelegd in de Wet op de justitiële documentatie en op de verklaringen omtrent het gedrag BES.
Moet ik bij iedere detachering opnieuw gescreend worden?
Nee, het is meestal niet nodig dat u telkens opnieuw een screening ondergaat zodra uw werkgever u detacheert bij een andere organisatie. Tenzij voor het werken bij deze andere organisatie speciale (veiligheids)eisen gelden. Dan mag u wel opnieuw worden gescreend.
Detachering
Ook als u in dienst bent van één werkgever, kunt u werk doen voor andere organisaties. Bijvoorbeeld:
- U werkt bij een schoonmaakbedrijf dat u laat schoonmaken bij een of meerdere opdrachtgevers.
- U bent als monteur in dienst bij een bedrijf dat u onderhoud laat verrichten bij andere bedrijven.
- U bent in dienst van een detacheringsbureau dat u telkens bij andere organisaties detacheert.
Deze andere organisaties kunnen om een screening vragen voordat u voor hen komt werken. Maar het zou een grote inbreuk zijn op uw privacy als u voor elke opdrachtgever opnieuw een screening zou moeten ondergaan.
Eenmalige screening
Het is daarom aan te raden dat uw werkgever eenmalig een screening doet (tenzij een wet anders voorschrijft). Een opdrachtgever kan dan aan uw werkgever vragen welke screeningsmethoden zijn toegepast en of hieruit bezwaren naar voren zijn gekomen. Is er een verklaring omtrent het gedrag (VOG) voor u afgegeven? Dan kan de opdrachtgever die bij twijfel aan u vragen.
Welke eisen stelt de Wet bescherming persoonsgegevens BES aan screening?
Als u sollicitanten of werknemers screent, verwerkt u hun persoonsgegevens. Dat betekent dat de Wet bescherming persoonsgegevens BES (Wbp BES) van toepassing is. Als werkgever bent u er verantwoordelijk voor dat de screening volledig aan de eisen van de Wbp BES voldoet.
De Wbp BES stelt in ieder geval de volgende eisen aan screening:
- U moet een gerechtvaardigd belang hebben voor de screening.
- De screening moet noodzakelijk zijn. Dit houdt onder meer in dat u uw doel niet op een andere manier of door een minder ingrijpend middel dan screening kunt bereiken.
- U moet voldoen aan de informatieplicht. Dat betekent dat u de betreffende sollicitant of werknemer vooraf laat weten dat u een screening uitvoert en achteraf wat de resultaten zijn.
- U mag de gegevens die u uit de screening heeft verkregen niet gebruiken voor een ander doel.
- U mag de gegevens slechts bewaren zolang dat noodzakelijk is voor het doel van de screening.
- De gegevens moeten toereikend zijn, ze moeten ter zake doen en u mag niet meer gegevens verzamelen dan nodig is.
- U moet de gegevens goed beveiligen.
Hoe bepaal ik als werkgever of screening noodzakelijk is?
U inventariseert welke risico’s verbonden zijn aan de verschillende functiegroepen binnen uw organisatie. Vervolgens kijkt of u of de risico’s niet op een andere manier kunt beperken dan door screening.
Risico’s inventariseren
Voor elke functiegroep brengt u in kaart wat de functie-eisen zijn en welke specifieke risico’s hierbij gelden. Functies waarin personeel met vertrouwelijke informatie werkt, kennen bijvoorbeeld het risico op verkoop of doorspelen van deze informatie. Voor financiële functies speelt bijvoorbeeld het risico op fraude, diefstal, verduistering of omkoping.
Risico’s beperken
Heeft u de risico’s in kaart gebracht? Dan moet u vervolgens uw organisatie zodanig inrichten dat u de geïnventariseerde risico’s verkleint. Hierbij kunt u denken aan scherpe interne controles of spreiding van bevoegdheden.
Goede organisatorische maatregelen kunnen ervoor zorgen dat de risico’s voor uw organisatie volledig worden weggenomen. Is dit niet het geval, dan is het mogelijk dat screening van sollicitanten of werknemers noodzakelijk is.
Als iemand zelf toestemming geeft voor een screening, dan mag het toch?
Nee, toestemming van sollicitanten of werknemers is niet rechtsgeldig. Ook al zou u toestemming krijgen, dan moet u nog steeds aan een aantal (wettelijke) voorwaarden voldoen.
Screening van (toekomstig) personeel kan niet gebaseerd zijn op toestemming van de betrokken personen. De wet eist namelijk dat toestemming in vrijheid moet zijn gegeven om rechtsgeldig te zijn.
Sollicitanten of werknemers staan in een afhankelijke positie ten opzichte van u als (toekomstig) werkgever. Zij kunnen door deze afhankelijke positie druk ervaren om toestemming te geven. Hierdoor is dus geen sprake van in vrijheid gegeven toestemming.
Mag ik als werkgever iemand screenen zonder dit te vertellen?
Nee, dat mag niet. U bent verplicht de sollicitant of werknemer die u screent op de hoogte te stellen van de screening.
Informatie vóór de screening
U moet de betrokken sollicitant of werknemer vooraf laten weten dat er een screening plaatsvindt. Daarbij moet u aangeven waarom een screening noodzakelijk is. Ook moet u laten weten welke gegevens u onderzoekt en waarom deze relevant zijn voor de betreffende functie.
Informatie na de screening
Na afloop van de screening moet u de betreffende sollicitant of werknemer informeren over de uitkomsten van de screening.
Welke gegevens mag ik als werkgever bij een screening opvragen?
U mag alleen gegevens opvragen die noodzakelijk zijn om de risico’s die aan een bepaalde functie verbonden zijn zo veel mogelijk te beperken.
Een screening mag niet voor alle functies binnen uw bedrijf of organisatie gelijk zijn. De screening mag alleen betrekking hebben op de specifieke risico’s die aan een bepaalde functie verbonden zijn. Zo is het niet noodzakelijk om in alle gevallen een controle van kredietgegevens uit te voeren. Dit is waarschijnlijk alleen nodig voor bepaalde financiële functies.
Recente gegevens
De termijn waarop de screening ziet, moet zo beperkt mogelijk zijn. Het zal zelden noodzakelijk zijn om gegevens van 20 jaar terug op te vragen, omdat die gegevens niet meer relevant zijn voor de huidige situatie.
U moet dus een goede inschatting maken van welke gegevens over het verleden van uw sollicitant of werknemer nog noodzakelijk zijn om diegene goed te kunnen beoordelen. Alleen die gegevens mogen onderdeel uitmaken van de screening.
Medische gegevens
De gezondheid van een sollicitant of werknemer mag in principe geen onderwerp van screening zijn. Tenzij voor de functie bijzondere functie-eisen gelden en daarom een medische keuring noodzakelijk is.
Strafrechtelijke gegevens
Voor sommige functies kan het noodzakelijk zijn dat u op de hoogte bent van het strafrechtelijke verleden van een sollicitant of werknemer.
Kan ik als werkgever bij een screening strafrechtelijke gegevens opvragen?
Voor sommige functies kan het noodzakelijk zijn dat u op de hoogte bent van het strafrechtelijke verleden van een sollicitant of werknemer. In de meeste gevallen kunt u volstaan met het laten aanvragen van een verklaring omtrent het gedrag (VOG) door de betreffende persoon.
VOG
Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat iemands (strafrechtelijk) gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het doel waarvoor de VOG wordt aangevraagd.
Screening strafrechtelijke gegevens
Alleen wanneer een VOG niet volstaat, kunt u overgaan tot het opvragen van volledige strafrechtelijke gegevens. Dit zijn echter zogeheten bijzondere persoonsgegevens, waarvoor in beginsel een verwerkingsverbod geldt. Alleen als u een beroep kunt doen op een uitzondering op dit verwerkingsverbod, mag u strafrechtelijke gegevens opvragen bij een screening. Dit geldt voor functies waarde aard van de werkzaamheden om additionele informatie vraagt.
Voor u als werkgever geldt dat u zich mogelijk kunt beroepen op de uitzondering uit artikel 22, tweede lid, onder a, van de Wet bescherming persoonsgegevens BES. Deze uitzondering houdt in dat u iemands strafrechtelijke gegevens verwerkt om op zijn verzoek een beslissing over hem te nemen of aan hem een prestatie te leveren. U vraagt de strafrechtelijke gegevens dus op om iemand in dienst te nemen of hem op zijn verzoek over te plaatsen naar een andere functie.
Mag ik als werkgever een screening uitbesteden?
Ja, dat mag. U kunt de screening bijvoorbeeld laten uitvoeren door een screeningsbureau. Maar let op: u bent er zelf verantwoordelijk voor dat de screening aan alle wettelijke vereisten voldoet.
Voordat u een screeningsbureau een opdracht geeft, moet u daarom aan alle voorwaarden voldoen die de Wet bescherming persoonsgegevens BES stelt aan screening.